廣東省分公司：創(chuàng)新實踐采購管理“三圖一表十模板”流程框架
自集團公司2023年6月全面推行采購管理“三圖一表十模板”流程框架后，廣東省郵政分公司以“系統(tǒng)思維”和“管理工具”作為框架體系，按照流程銜接清晰、執(zhí)行標準明確、責任落實到位、內控貫穿始終的設計思路，形成“廣東郵政采購業(yè)務端到端流程管理工具”，并通過專題部署和培訓，按照“立標、對標、達標”的要求進行應用推廣，進一步防范了采購流程缺失和不規(guī)范的問題，全省郵政采購流程規(guī)范化工作得到全面提升。目前，與2023年同期相比，廣東省分公司的采購需求提報時間減少了近4天，采購項目實施周期縮短了近6天。
周密規(guī)劃穩(wěn)步實施
廣東省分公司以“四步走”穩(wěn)步推進省內“三圖一表十模板”的建設和推廣應用工作。在學習制作階段，確定以“管理工具集”的形式，建設省內采購流程框架體系，通過重新編排和適應性改編，完成“廣東郵政采購業(yè)務端到端流程管理工具”的編制工作。在立標推廣階段，面向全省二級單位的分管領導和采購人員進行專題部署、專題培訓。在對標應用階段，要求各二級單位把流程管理工具應用到實際采購項目中，設置“標準化流程及標準模板應用指標”，納入采購工作考核，并持續(xù)開展對標抽查工作，全省郵政建立統(tǒng)一的對標檢查指標，對應用情況未達預期的單位督促改進。在達標驗收階段，計劃制定達標驗收方案，全面評價各單位流程管理工具推廣應用工作和成效，并采取“現(xiàn)場+遠程”的抽查方式，組織各單位進行達標驗收，針對檢查出的具體問題，幫助和督促未達標的單位改進，要求在規(guī)定時限內完成達標任務。
系統(tǒng)思維創(chuàng)新實踐
“廣東郵政采購業(yè)務端到端流程管理工具”是一套以系統(tǒng)思維和管理工具作為框架體系，以采購業(yè)務端到端流程圖作為核心，將各流程的風險管控點、責任分配情況、過程控制要求、標準模板、業(yè)務知識等核心模塊相互鏈接的創(chuàng)新管理應用工具。
“采購端到端流程圖”是整個管理工具的核心。廣東省分公司以集團公司“三圖一表十模板”中的“采購業(yè)務流程圖”為藍本，進行了適應性改編。該流程圖通過固化9個業(yè)務主流程、20個關鍵環(huán)節(jié)管控節(jié)點、69個標準化子活動，既能反映采購業(yè)務端到端流程的全貌，逐步統(tǒng)一全省采購標準流程和工作方法，有助于采購人員在日常工作中對照圖表檢查關鍵流程節(jié)點是否缺失，又可以幫助和指導相關部門對采購流程和工作程序正確理解。該流程圖對照省內采購管理制度和流程規(guī)范，對8個流程和子活動，進行了適應性改編，與省內流程規(guī)范相互銜接，通過內嵌20個環(huán)節(jié)責任過程矩陣、9類采購標準模板、7類采購業(yè)務知識，形成工具集，實現(xiàn)流程圖與責任矩陣圖、過程管控圖、標準模板等模塊的統(tǒng)一整合和無縫鏈接，方便使用人員直接對照查閱。
加強管控防范風險
結合日常工作，廣東省分公司在集團公司風險防控表的基礎上，新增40項采購活動風險防控點。其中重點歸納和總結外包采購過程中的風險點，提煉了4個外包采購須關注的風險事項。例如在采購需求審核環(huán)節(jié)，增加“外包環(huán)節(jié)是否屬于禁止類清單事項”等4個外包采購風險防控要點。
在這套“廣東郵政采購業(yè)務端到端流程管理工具”中，采購風險防控表通過標識具體采購環(huán)節(jié)對應的62個風險控制點，對可能出現(xiàn)的風險事件進行事前及事中控制，要求在各管控環(huán)節(jié)實施風險識別、風險評估及風險應對措施。重點加強事中過程管控，通過總結歸納，將18項涉及采購評審現(xiàn)場的監(jiān)督管控事項納入監(jiān)督人員的工作手冊，作為采購內部監(jiān)督人員記錄監(jiān)督開標、評審過程和相關問題的重要工具。
廣東省分公司在集團公司標準模板的基礎上制作采購標準化模板，增加采購需求、技術規(guī)范、項目委托、采購檔案等4類模板庫，著重改變采購過程文件內容形式多樣、要素不統(tǒng)一的現(xiàn)狀。通過歸納總結，形成了內部處理、攬投、運輸、駕駛等外包類業(yè)務的需求和服務規(guī)范模板，進一步規(guī)范和提高了采購需求的編制質量。同時，還自主創(chuàng)新增加了采購制度匯編、采購計劃、采購目錄、采購供應商黑名單、領導員工經(jīng)辦企業(yè)名單等5類業(yè)務知識庫。
廣東省分公司各單位積極推廣和使用該流程管理工具，自2023年11月以來，組織開展持續(xù)性的對標抽查工作。截至6月底，累計抽查采購項目64個，流程要素達標率為96.8％，標準模板應用率為92.9％。
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