網點瘦身記
——安徽亳州市分行網點檔案清理工作側記網點作為銀行最基層的單位，事務性工作繁雜，既需要提供基礎金融服務，又要拓展市場、維護客戶。在日常工作中，打印資料多，檔案遺留問題包袱重，已成為網點之痛。如何讓網點“輕裝上陣”，成為擺在郵儲銀行安徽省亳州市分行領導案頭迫切需要解決的問題。
亳州市分行以解決網點檔案難題、優化網點工作事項、提高網點效率為目標，直面難題，倡導精細管理，今年在安徽郵儲系統內率先開展網點檔案清理及工作事項優化工作，并取得階段性成效。經過優化，該分行日前實現每日網點少打報表14張，打印時間由20分鐘縮減為5分鐘，手工登記簿減少16種，登記時間縮減一半，累計銷毀滿6個月ATM流水紙5500卷，累計移交網點留存檔案200箱（6000冊左右），為網點節約面積50平方米，有效減少了網點每日打印內容，降低了網點柜面人員手工登記工作的勞動強度，減輕了網點工作量及檔案留存壓力。
“診”網點“難瘦”之痛
“我們網點場地本來就小，又沒有專門的檔案保管室，您看這留存打印的報表都快把接待室堆滿了，旺季已經到了，我們怎么接待客戶啊！”亳州市分行一名網點支行長無奈地說。
亳州市分行調查發現網點每日打印留存各類報表有25種，手工登記簿37種，且網點留存檔案從未進行銷毀。對于哪些報表應該留存、應該保存多長時間，哪些報表不用留存，沒有相關制度文件進行明確。網點人員根據以往傳下來的工作慣例和經驗進行報表打印和手工登記簿登記。
“要打印的報表和手工登記簿實在太多，有的甚至還是重復的，我們需要花費大量的時間才能完成這些看似簡單的工作。”亳州市分行站前路支行某柜員介紹說。
據悉，在全省乃至全國郵儲銀行網點，辦理業務需要打印的報表和登記簿數量都很多，此項工作非常繁雜并占用大量人工時間，且日積月累的各類報表和登記簿無法及時歸檔或銷毀，導致網點檔案越積越多，占用大量空間，給網點帶來極大的管理負擔。如何讓網點“瘦”下來，解決網點之痛，亳州市分行率先攻堅網點“文山”難題。
“開”網點“變瘦”之方
針對網點“瘦身”難題，亳州市分行組織人員對網點所有的報表和登記簿進行整理、梳理，明確哪些該要哪些不該要，并由行長專題會進行研究討論，目的就是要徹底解決基層這一難題，讓基層員工從各種“表”“簿”的束縛中解放出來。
為確保該項工作有效落地實施，亳州市分行領導多次召集檔案管理部門、業務部門、風險合規和運營管理部門，就網點業務檔案留存現狀、清理流程、試點選擇、推廣計劃等進行論證，并成立由分管行長擔任總指揮的網點檔案清理工作指揮部，全程組織、協調、督導此次網點檔案清理工作。
經研究決定，簡化網點日報單打印留存事項，簡化并統一網點各類登記簿，銷毀滿6個月ATM機打交易流水紙，規范網點留存檔案管理。該分行選定站前路支行作為試點率先開展檔案清理工作，并派專人到支行協助網點現場解決清理過程遇到的問題。站前路支行檔案清理完成后，該行及時總結經驗，本著網點簡單、可操作、標準量化的原則，明確系統中有記錄的不再打印留存，系統中有電子數據的不再手工登記，最大限度地減輕網點負擔。
“保”網點“瘦身”之招
如何讓成功“瘦身”的網點保持好的“身材”，防止“文山”問題反彈，亳州市分行拿出了后續治療妙招。
根據網點留存檔案實際需要，該分行統一定制并購買標準檔案整理箱。原來擺放方式為蛇皮袋封裝、破紙箱隨手堆放，需要調閱時無從下手查找。目前整理完成后，統一封裝入箱，附有檔案明細，按照時間先后順序查找方便。按照檔案移交流程及時移交市（縣）行檔案管理部門。對于保存期滿的檔案按照檔案銷毀程序統一進行銷毀，保存期未滿的檔案則由市（縣）檔案管理部門繼續集中保管。
同時，為進一步規范后續網點業務檔案的整理、裝訂、保管、利用等工作，保證檔案的安全、完整，有效保護及利用，該分行制定了《網點業務檔案管理實施細則（試行）》，對網點需留存業務檔案種類及保管年限、檔案的整理、檔案的歸檔與保管、檔案調閱、鑒定及銷毀等進行了詳細規定。通過制度的形式，對網點檔案進行全流程、系統化管理，確保網點檔案管理工作合規、合法。
“以前網點是負重前行，現在終于可以輕裝上陣了。”亳州市分行第一個完成檔案清理工作的站前路支行行長激動地說。□蔣沖
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